Política de lucha contra la corrupción y el soborno

1. Declaración política

1.1 La política de Crewit Resourcing Limited consiste en llevar a cabo todas nuestras actividades empresariales de forma honesta y ética. Adoptamos un enfoque de tolerancia cero frente al soborno y la corrupción y nos comprometemos a actuar de forma profesional, justa e íntegra en todos nuestros tratos y relaciones comerciales dondequiera que operemos, así como a implantar y aplicar sistemas eficaces para contrarrestar el soborno.
1.2 Respetaremos todas las leyes relativas a la lucha contra el soborno y la corrupción. No obstante, seguimos sujetos a la legislación del Reino Unido, incluida la Ley de Soborno de 2010, en lo que respecta a nuestra conducta.
1.3 El soborno y la corrupción se castigan con penas de hasta diez años de cárcel y, si se descubre que hemos participado en actos de corrupción, podríamos enfrentarnos a una multa ilimitada, quedar excluidos de la licitación de contratos públicos y sufrir daños en nuestra reputación. Por tanto, nos tomamos muy en serio nuestras responsabilidades legales.

2. Definiciones

2.1 En esta política, por tercero se entiende cualquier persona u organización con la que entre en contacto en el transcurso de su trabajo para nosotros, e incluye clientes reales y potenciales, clientes, proveedores, distribuidores, contactos comerciales, agentes, asesores y organismos gubernamentales y públicos, incluidos sus asesores, representantes y funcionarios, políticos y partidos políticos.
2.2 En esta política, se entiende por trabajadores las personas que trabajan a todos los niveles y grados, incluidos los altos directivos, funcionarios, directores, empleados (ya sean permanentes, de duración determinada o temporales), consultores, contratistas, becarios, personal en comisión de servicios, trabajadores a domicilio, trabajadores ocasionales y personal de agencias, agentes, patrocinadores o cualquier otra persona asociada con nosotros, dondequiera que se encuentren.

3. Alcance

3.1 El objetivo de esta política es:
(a) Establecer nuestras responsabilidades, y las de quienes trabajan para nosotros, a la hora de observar y defender nuestra postura sobre el soborno y la corrupción; y
(b) Proporcionar información y orientación a quienes trabajan para nosotros sobre cómo reconocer y tratar los problemas de soborno y corrupción.
3.2 Esta política se aplica a todos los trabajadores definidos en el apartado 2.2.
3.3 Esta política no forma parte del contrato de trabajo de ningún empleado y puede modificarse en cualquier momento.

4. Responsabilidades

4.1 El consejo de administración tiene la responsabilidad general de garantizar que esta política cumpla nuestras obligaciones legales y éticas, y que todos los que están bajo nuestro control la cumplan.
4.2 El Director Financiero es el principal responsable de la aplicación de esta política y de supervisar su uso y eficacia, así como de resolver cualquier duda sobre su interpretación.
4.3 Los directivos de todos los niveles son responsables de garantizar que sus subordinados conozcan y comprendan esta política y reciban una formación adecuada y periódica al respecto.
4.4 El Director General es responsable de garantizar que todos los empleados conozcan esta política y comprendan plenamente las normas relativas a la aceptación de regalos y hospitalidad.

4.5 Los directivos son responsables de supervisar el cumplimiento de esta política. Esto incluye llevar un registro de todos los regalos y atenciones ofrecidos y/o recibidos por los empleados en su área de responsabilidad.

5. Sus responsabilidades

5.1 Todos los trabajadores son responsables de leer, comprender y cumplir esta política.
5.2 Todos los trabajadores son responsables del éxito de esta política y deben asegurarse de utilizarla para revelar cualquier sospecha de peligro o irregularidad.
5.3 La prevención, detección y denuncia del soborno y otras formas de corrupción son responsabilidad de todos los que trabajan para nosotros o bajo nuestro control. Todos los trabajadores están obligados a evitar cualquier actividad que pueda conducir o sugerir una infracción de esta política.
5.4 Todo empleado que infrinja esta política se enfrentará a medidas disciplinarias, que podrían desembocar en el despido por falta grave. Nos reservamos el derecho a rescindir nuestra relación contractual con otros trabajadores si incumplen esta política.

6. Documentos asociados

6.1 Los siguientes documentos son pertinentes para esta política:
(a) Declaración sobre la política de denuncia de irregularidades – Documento de referencia: BF012
(b) Declaración de política ética – Documento de referencia: BF007

7. ¿Qué es el soborno?

7.1 Un soborno es un incentivo o recompensa ofrecido, prometido o proporcionado con el fin de obtener una ventaja comercial, contractual, reglamentaria o personal.

Ejemplos:
Ofrecer un soborno
Usted ofrece a un cliente potencial entradas para un gran acontecimiento deportivo, pero sólo si acepta hacer negocios con nosotros.
Esto constituiría un delito, ya que está haciendo la oferta para obtener una ventaja comercial y contractual. También se nos puede declarar culpables de un delito porque la oferta se ha hecho para obtener negocios para nosotros. También puede constituir un delito que el cliente potencial acepte su oferta.
Recibir un soborno
Un proveedor da trabajo a su sobrino, pero le deja claro que a cambio espera que utilice su influencia en nuestra empresa para asegurarse de que seguimos haciendo negocios con él.
Es delito que un proveedor haga una oferta de este tipo. Sería un delito que usted aceptara la oferta, ya que lo haría para obtener una ventaja personal.
Sobornar a un funcionario extranjero
Usted se encarga de que la empresa abone un pago adicional a un funcionario extranjero para agilizar un trámite administrativo (como el despacho de nuestras mercancías en la aduana).
El delito de soborno a un funcionario público extranjero se comete desde el momento en que se hace la oferta. Esto se debe a que se hace para obtener una ventaja comercial para nosotros. También podemos ser declarados culpables de un delito.

8. Regalos y hospitalidad

8.1 Esta política no prohíbe la hospitalidad normal y apropiada (dada y recibida) a o de terceros.

8.2 Es cliente de la Empresa ofrecer pequeños obsequios, por ejemplo bolígrafos, agendas, etc. a clientes, proveedores y otras personas. Si su superior jerárquico autoriza el regalo, éste podrá entregarse a la persona adecuada.
8.3 La empresa organiza ocasionalmente actos de hospitalidad, principalmente para agradecer a clientes y proveedores su confianza y fidelidad. Un empleado no debe organizar ningún acto de hospitalidad adicional sin pedir autorización a su superior jerárquico.
8.4 No se aceptará ningún regalo cuyo valor sea superior a 15 libras esterlinas. Si se le ofrece un regalo y luego lo rechaza por su valor, debe informar de ello a su superior jerárquico.
8.5 La entrega o recepción de regalos o atenciones sociales no está prohibida si se cumplen los siguientes requisitos:
(a) No se realiza con la intención de influir en un tercero para obtener o conservar un negocio o una ventaja comercial, o para recompensar la obtención o conservación de un negocio o una ventaja comercial, o a cambio explícito o implícito de favores o beneficios;
(b) Cumple la legislación local;
(c) Se da en nuestro nombre, no en el tuyo;
(d) no incluye dinero en efectivo ni su equivalente (como cheques regalo o vales);
(e) sea adecuado a las circunstancias. Por ejemplo, en el Reino Unido es costumbre hacer pequeños regalos en Navidad;
(f) teniendo en cuenta el motivo del regalo, es de un tipo y valor apropiados y se entrega en un momento adecuado;
(g) se entrega abiertamente, no en secreto; y
(h) no deben ofrecerse ni aceptarse regalos a funcionarios o representantes del gobierno, ni a políticos o partidos políticos, sin la aprobación previa de su jefe.
(i) el regalo, por pequeño que sea, se comunique a su superior jerárquico para que lo revise.
(j) las invitaciones a eventos de hospitalidad de clientes, proveedores u otras personas relevantes deben ser comunicadas a su Jefe de línea antes de responder a la invitación.

8.6 Somos conscientes de que la práctica de hacer regalos de empresa varía según los países y regiones, y lo que puede ser normal y aceptable en una región puede no serlo en otra. La prueba que debe aplicarse es si, en todas las circunstancias, el regalo o la hospitalidad son razonables y justificables. Siempre hay que tener en cuenta la intención del regalo.

9. ¿Qué no es aceptable?

9.1 No es aceptable que usted (o alguien en su nombre):
(a) Dar, prometer dar u ofrecer un pago, regalo u hospitalidad con la expectativa o esperanza de recibir una ventaja comercial, o para recompensar una ventaja comercial ya concedida.
(b) Dar, prometer dar u ofrecer un pago, regalo u hospitalidad a un funcionario, agente o representante del gobierno para «facilitar» o agilizar un procedimiento rutinario;
(c) Aceptar pagos de terceros que usted sepa o sospeche que se ofrecen con la expectativa de obtener una ventaja comercial para ellos;
(d) Aceptar un regalo u hospitalidad de un tercero si sabe o sospecha que se le ofrece o proporciona con la expectativa de que nosotros le proporcionaremos a cambio una ventaja comercial;
(e) Aceptar o tomar represalias contra otro trabajador que se haya negado a cometer un delito de soborno o que haya planteado inquietudes en virtud de esta política; o
(f) Participar en cualquier actividad que pueda dar lugar a una infracción de esta política.

10. Pagos de facilitación y comisiones ilegales

10.1 No realizamos ni aceptaremos pagos de facilitación ni «comisiones ilegales» de ningún tipo. Los pagos de facilitación suelen ser pequeños pagos no oficiales realizados para garantizar o agilizar una acción gubernamental rutinaria por parte de un funcionario público. No se pagan habitualmente en el Reino Unido, pero son comunes en algunas otras jurisdicciones [in which we operate].
10.2 Si se le pide que realice un pago en nuestro nombre, debe tener siempre presente para qué es el pago y si la cantidad solicitada es proporcional a los bienes o servicios prestados. Siempre debe pedir un recibo que detalle el motivo del pago. Si tiene sospechas, dudas o preguntas sobre un pago, debe plantearlas al director financiero.
10.3 Las comisiones ilegales suelen ser pagos realizados a cambio de un favor o ventaja comercial. Todos los trabajadores deben evitar cualquier actividad que pueda dar lugar o sugerir que vamos a realizar o aceptar un pago de facilitación o una comisión ilegal.

11. Gastos

11.1 Terry Sullivan, Director Financiero, debe autorizar todas las solicitudes de reembolso de gastos de sus empleados.
11.2 Las declaraciones de gastos se cotejarán con los recibos.
11.3 Se investigará a fondo cualquier gasto que suscite preocupación.

12. Donaciones

12.1 La empresa realiza donaciones benéficas que son legales y éticas según las leyes y prácticas locales.
12.2 La empresa realiza donaciones periódicas a organizaciones benéficas. Las gestiona Terry Sullivan.
12.3 No debe hacerse ninguna donación a organizaciones benéficas, partidos políticos u otras organizaciones con la intención de obtener una ventaja comercial.
12.4 No deben ofrecerse ni realizarse donaciones en nombre de la empresa sin la aprobación de su superior inmediato.

13. Mantenimiento de registros

13.1 Debemos mantener registros financieros y disponer de controles internos adecuados que demuestren la razón comercial para realizar pagos a terceros.
13.2 Debe declarar y mantener un registro escrito de todas las atenciones sociales o regalos aceptados u ofrecidos, que estarán sujetos a revisión por parte de la dirección.
13.3 Debe asegurarse de que todas las reclamaciones de gastos relacionadas con atenciones sociales, obsequios o gastos incurridos a terceros se presenten de conformidad con nuestra política de gastos y consignen específicamente el motivo del gasto.
13.4 Todas las cuentas, facturas, memorandos y otros documentos y registros relativos a las relaciones con terceros, como clientes, proveedores y contactos comerciales, deben prepararse y conservarse con estricta exactitud e integridad. No deben mantenerse cuentas «extracontables» para facilitar u ocultar pagos indebidos.

14. Cómo plantear una preocupación

14.1 Se le anima a plantear sus preocupaciones sobre cualquier asunto o sospecha de mala práctica en la fase más temprana posible.
14.2 Si un tercero le ofrece un soborno, le pide que lo haga, o si cree o sospecha que se ha producido o puede producirse algún tipo de soborno, corrupción u otra infracción de esta política, o cree que es víctima de otra forma de actividad ilegal, debe hablar con el Director General. (Consulte nuestra Política de denuncia de irregularidades).
14.3 Si no está seguro de si un acto concreto constituye soborno o corrupción, debe hablar con el Director General.
14.4 Si tiene alguna otra duda, también debe dirigirse al Director General.
14.5 Las reclamaciones deben notificarse siguiendo el procedimiento establecido en nuestra Política de denuncia de irregularidades. Puede encontrar una copia de nuestra Política de denuncia de irregularidades en nuestra unidad de Sharepoint.

15. Qué hacer si es víctima de soborno o corrupción

15.1 Consulte la política de denuncia de irregularidades de la empresa.

16. Protección

16.1 Los trabajadores que se niegan a aceptar u ofrecer un soborno, o los que plantean sus preocupaciones o denuncian las irregularidades de otro, a veces están preocupados por las posibles repercusiones. Nuestro objetivo es fomentar la franqueza y apoyaremos a todo aquel que plantee preocupaciones genuinas de buena fe en virtud de esta política, incluso si resultan ser erróneas.
16.2 Nos comprometemos a garantizar que nadie sufra ningún trato perjudicial por negarse a participar en un acto de soborno o corrupción, o por comunicar de buena fe su sospecha de que se ha producido, o puede producirse en el futuro, un soborno real o potencial u otro delito de corrupción. El trato perjudicial incluye el despido, las medidas disciplinarias, las amenazas u otro trato desfavorable relacionado con la denuncia de un problema. Si cree que ha sufrido algún trato de este tipo, debe informar inmediatamente al Director General. Si el asunto no se soluciona, y usted es un empleado, debe plantearlo formalmente utilizando nuestro Procedimiento de Quejas, que se puede encontrar en nuestra unidad de Sharepoint.

17. Formación y comunicación

17.1 La formación sobre esta política forma parte del proceso de iniciación de todos los nuevos trabajadores. Todos los trabajadores actuales recibirán formación periódica y pertinente sobre cómo aplicar y cumplir esta política.
17.2 Nuestro enfoque de tolerancia cero frente al soborno y la corrupción debe comunicarse a todos los proveedores, contratistas y socios comerciales al inicio de nuestra relación comercial con ellos y, según proceda, posteriormente.

18. Seguimiento y revisión

18.1 Esta declaración será revisada anualmente (o cuando sea necesario) por los Administradores y está a disposición de los clientes y del público en la página web de la empresa: www.crewitresourcing.co.uk.
18.2 Los Administradores supervisarán la eficacia y revisarán la aplicación de esta política, examinando periódicamente su conveniencia, adecuación y eficacia.
18.3 Cualquier recomendación de mejora que se identifique se presentará al consejo lo antes posible. Los sistemas y procedimientos de control interno se someterán a auditorías periódicas para garantizar su eficacia en la lucha contra el soborno y la corrupción.
18.4 Se invita a los trabajadores a comentar esta política y a sugerir formas de mejorarla. Los comentarios, sugerencias y consultas deben dirigirse al Director General.

Sr. G. O’Keeffe

A continuación figura una lista de posibles señales de alarma que pueden surgir durante su trabajo para nosotros y que pueden suscitar preocupación en virtud de diversas leyes antisoborno y anticorrupción. La lista no pretende ser exhaustiva y sólo tiene fines ilustrativos.
Si encuentra alguna de estas señales de alarma mientras trabaja para nosotros, debe comunicarlo inmediatamente a su superior o al director financiero siguiendo el procedimiento establecido en la política de denuncia de irregularidades:
(a) usted tenga conocimiento de que un tercero realiza, o ha sido acusado de realizar, prácticas comerciales indebidas;
(b) se entera de que un tercero tiene fama de pagar sobornos, o de exigir que se le paguen sobornos, o tiene fama de mantener una «relación especial» con funcionarios de gobiernos extranjeros;
(c) un tercero insiste en recibir una comisión o pago de honorarios antes de comprometerse a firmar un contrato con nosotros, o de llevar a cabo una función o proceso gubernamental para nosotros;
(d) un tercero solicita el pago en efectivo y/o se niega a firmar un acuerdo formal de comisión u honorarios, o a proporcionar una factura o recibo por un pago realizado;
(e) un tercero solicita que el pago se efectúe a un país o ubicación geográfica distintos de aquellos en los que reside o desarrolla su actividad;
(f) un tercero solicita una tasa o comisión adicional inesperada para «facilitar» un servicio;
(g) un tercero exige lujosas atenciones o regalos antes de iniciar o proseguir negociaciones contractuales o la prestación de servicios;
(h) un tercero solicita que se realice un pago para «pasar por alto» posibles infracciones legales;
(i) un tercero le pide que proporcione empleo o alguna otra ventaja a un amigo o familiar;
(j) recibe una factura de un tercero que parece no ser estándar o personalizada;
(k) un tercero insiste en el uso de cartas de acompañamiento o se niega a poner por escrito los términos acordados;
(l) usted advierte que se nos ha facturado el pago de una comisión u honorario que parece elevado teniendo en cuenta el servicio que se afirma haber prestado;
(m) un tercero solicite o requiera el uso de un agente, intermediario, consultor, distribuidor o proveedor que no sea utilizado habitualmente por nosotros o que no conozcamos;
(n) que un tercero le ofrezca un regalo inusualmente generoso o le brinde una hospitalidad fastuosa;